أخطاء مهنية قاتلة ترتكبها خلال مكالمات العمل

main image
9 صور
أخطاء مهنية قاتلة ترتكبها خلال مكالمات العمل

أخطاء مهنية قاتلة ترتكبها خلال مكالمات العمل

أخطاء مكالمات العمل.

أخطاء مكالمات العمل.

غير مستعد أو لا تعرف سبب قيامك بتلك المكالمة

غير مستعد أو لا تعرف سبب قيامك بتلك المكالمة

تدوين الملاحظات

تدوين الملاحظات

تتحدث بلا توقف

تتحدث بلا توقف

لم تبلغ المتصل بإنك وضعته على مكبر الصوت

لم تبلغ المتصل بإنك وضعته على مكبر الصوت

غاب عن بالك المنطقة الزمنية

غاب عن بالك المنطقة الزمنية

تتواجد في مكان صاخب

تتواجد في مكان صاخب

العلكة أو الطعام

العلكة أو الطعام

 
المكالمات الهاتفية لطالما كانت جزءاً من أي مهنة، وإن كانت أهميتها قد تضاعفت خلال السنوات الماضية مع الابتعاد شيئاً فشيئاً عن المقاربات التقليدية لإنجاز الأعمال.
 
ففي عصر السرعة واختصار المسافات والقفز فوق كل ما من شأنه أن يستهلك الوقت والجهد، بات للمكالمات الهاتفية الخاصة أهمية مضاعفة. 
 
ولكن ما زال هناك الكثير من الأخطاء التي ترتكب خلال مكالمات العمل.. وهذه الأخطاء بمجملها تضر بحياتك المهنية؛ لأنها تترك انطباعاً سيئاً عنك. 
 
 
غير مستعد أو لا تعرف سبب قيامك بتلك المكالمة 
 
 
 
أحياناً قد تجد نفسك في مكالمة عمل مع طرف واحد أو مع أطراف عدة؛ ولكنك ما تنفك تسأل نفسك عن سبب وجودك وعن دورك في هذه المكالمة. ما يحدث هنا هو أنك تطلب الرقم وتجلس تستمع للطرف الآخر يقوم بكل الحديث. 
 
سبب الخلل هذا عادة يكون بسبب إبلاغك بموعد مكالمة هاتفية من دون وضعك بصورة الهدف منها، وهذا مرده لسوء تواصل داخل المؤسسة نفسها. أو قد يكون الطرف الآخر قد حدد موعداً لمكالمة عمل ولم يحدد عما ستدور حوله. في كلتا الحالتين يجب السؤال عن السبب والهدف؛ كي تكون على بينة، وبالتالي يكون لك دورك الفعال ولا تجلس في موقع المستمع الذي لا يملك أدنى فكرة عما يجب قوله أو الذي يقول أي فكرة عشوائية تخطر له . 
 
تدوين الملاحظات
 
 
سواء كنت تخطط لتدوين الملاحظات كتابة بالطريقة التقليدية أو على الأجهزة اللوحية أو حتى على جهاز الكمبيوتر، الاستعداد لأخذ الملاحظات هام جداً. الأمر لا يتعلق برقم هاتف أو بعنوان فقط، بل الأهمية هنا هي أنها تساعدك على توثيق معلومات قد تحتاج إليها لاحقاً، ولكن ما هو أهم هي أنها تزودك بملخص يمكنك قبل الانتهاء من المكالمة من طرح أسئلة ترتبط بهذه النقطة أو تلك. بطبيعة الحال الملاحظات التي تدونها يجب أن تكون واضحة ومكتوبة بخط مفهوم كي تتمكن من الاطلاع عليها سريعاً والحصول على أي معلومات إضافية تحتاج إليها قبل إنهاء المكالمة. 
 
نقطة هامة جداً يجب الحديث عنها هنا تتعلق بتدوين الملاحظات عبر الكمبيوتر، فإن كنت تنوي اعتماد الطريقة هذه يفضل إبلاغ محدثك بذلك.. لأن صوت طباعتك على لوحة المفاتيح سيكون مسموعاً، وسيظن بأنك تقوم بأمر آخر ما سيترك انطباعاً سيئاً كما أنه قد يجعله يشعر بالإهانة. 
 
 
تتحدث بلا توقف 
 
 
الجميع يعرف أهمية الاستماع، ولكن هذه الأهمية تتضاعف عندما يكون الآخر هو شخص له علاقة بالعمل. خلال مكالمات العمل عليك قول ما تريده قوله ثم التوقف لبرهة والسماح للطرف الآخر بالحديث، وفي حال لم يبادر للحديث ما عليك القيام به هو التأكد منه ما إن كان كل ما تم الحديث عنه مفهوماً، أو سؤاله عما إن كانت هناك نقطة يود الاستفسار عنها. 
 وفق الخبراء النقطة الأكثر أهمية خلال مكالمات العمل هي المبادرة بالتوقف عن الكلام لأن الهاتف يستثني نقطة أساسية وهامة ألا وهي التواصل وجهاً لوجه، وبالتالي القدرة على استنتاج ردة فعل الآخر من خلال لغة جسده وتعابير وجهه. 
 
لم تبلغ المتصل أنك وضعته على مكبر الصوت 
 
 
إن كان يصعب عليك كتابة الملاحظات ووضع السماعة على أذنك، ووجدت أنه يسهل عليك كثيراً وضعه على مكبر الصوت والكتابة في الوقت عينه عليك إبلاغه بذلك. هذه النقطة هي من البديهيات في عالم اللياقات الخاصة بالمكالمات الهاتفية. الأمر بسيط وواضح ومباشر.. إن كنت ستضع أي شخص على مكبر الصوت عليك إبلاغه بذلك، كما عليك إبلاغه بأسماء الأشخاص الذين يتواجدون معك إن وجدوا.. وفي حال كنت ستتلقى المكالمة بشكل منفرد عليك أن تبلغه أنك في المكتب وحدك وبأنه لا يوجد أي شخص يستمع إلى حديثه. 
 
 
غاب عن بالك المنطقة الزمنية
 
 
نقطة غالباً ما تغيب عن البال، ولكنها هامة جداً. الاختلاف في التوقيت بين بعض الدول مقبول إلى حد ما ولكنه كبير جداً بين دول وأخرى . لذلك قبل المبادرة أو الموافقة على اجتماع عمل عبر الهاتف ضع بالحسبان الاختلاف في التوقيت. 
 
تتواجد في مكان صاخب
 
 
التواجد في مكان صاخب هو أمر غير مهني على الإطلاق.. في الواقع الأمر هذا يترك انطباعاً سيئاً جداً عنك؛ لأن الضجيج في الخلفية مهما كان حجمه يدل أنك شخص لا يملك أي سيطرة على محيطه. 
 
لذلك من الأهمية بمكان التخطيط لموعد المكالمة بذكاء. عليك أن تكون متأكداً ١٠٠٪ بأنك ستكون بمفردك من دون ضجيج قبل إجراء المكالمة ولكن إن كان هناك شك ولو ١٪ بأن آخرين سيتواجدون في المكان الذي تجري فيه المكالمة فالأفضل عدم القيام بها. 
 
العلكة أو الطعام
 
 
يمكنك شرب الماء إن شعرت بالعطش ولكن مضغ العلكة أو تناول الطعام خلال مكالمتك الهاتفية من المقاربات غير المقبولة على الإطلاق. 
محدثك يمكنه سماعك حتى ولو لم تنطق بكلمة واحدة خلال قيامك ناهيك عن واقع أن ما تقوم به غير مهني على الإطلاق. فكر بالأمر من هذا المنطلق لو كانت المكالمة تتم عبر الفيديو هل كنت قمت بالأمر نفسه ؟ بالتأكيد لا لأنه يمكنه رؤيتك.. حسناً هنا لا يمكنه رؤيتك ولكن يمكنه سماعك من دون شك. 
 

سمات

مواضيع ذات صلة

المزيد من تطوير الذات