إلغاء المواعيد في اللحظة الأخيرة.. هكذا تكون محترفاً

إلغاء المواعيد في اللحظة الأخيرة: هكذا تتجنب الإحراج

الإعتذار والتأجيل في حال كنت فعلاً اللقاء به مجدداً

إلغاء المواعيد في اللحظة الاخيرة له أدبياته

الالغاء وعدم التأجيل في حال كنت لا تريد اللقاء به

لا يجب تجاهل الغاء موعدك في حال كان حضور مناسبة

لا تدع مهمة الإلغاء تصيبك بالتوتر

إلغاء المواعيد من الأمور المزعجة لمن يقوم بالإلغاء ولمن يتم تبليغه بالأمر.. الإزعاج والإحراج هذا يتضاعف إن كان الإلغاء يتم في اللحظات الأخيرة. 
 
أحياناً نميل إلى الموافقة على عدة مواعيد سواء كانت مواعيد عمل أو مناسبات اجتماعية ليتضح لنا لاحقاً أنها متداخلة ولا يمكن تلبيتها جميعها. في المقابل قد يلتزم الشخص بمواعيد بدت له من الناحية النظرية ممتعة، لكن وبمجرد اقتراب مرحلة التنفيذ الفعلية فإن 
عدم الرغبة بالتلبية تفرض نفسها. 
 
مشكلة إلغاء المواعيد خصوصاً في اليوم نفسه أو في اللحظات الاخيرة أنها تبدو وكأنك لا تلتزم بوعدك، أو تتعامل مع الشخص الذي من المفترض أن تلتقي به بطريقة وقحة أو مزعجة. لكن لحسن الحظ هناك مقاربات تمكنك من إلغاء المواعيد بطريقة محترفة ومهذبة تحفظ لك ماء الوجه. في موضوعنا هذا سنعرض لثلاثة سيناريوهات مختلفة مع الطريقة المثالية للتعامل مع كل واحدة منها. 
عندما تريد اللقاء به فعلاً
 
 
في هذه الحالة أنت تريد فعلاً اللقاء به لكن الموعد المحدد لا يناسبك على الإطلاق لسبب أو لآخر. ما عليك القيام به هو اختيار الموعد الذي تكون متأكداً ١٠٠ ٪ أنك لن تقوم بإلغائه أو تأجيله. يفضل أن يكون خلال الأسبوع نفسه أو الأسبوع الذي يليه على أبعد تقدير لكن إن لم يكن بإمكانك تحقيق ذلك فلا مشكلة، الهدف هو أن تختار يوماً.
 
أما طريقة الإلغاء سواء كانت من خلال  البريد الكتروني أو مكالمة هاتفية فيجب أن تبدأ باعتذار صادق لقيامك بإبلاغه بذلك في اللحظات الاخيرة. التركيز في بداية الحديث أو الرسالة يجب أن ينحصر بالمشاعر فقط والتي بطبيعة الحال هي تعبير عن شعورك بالسوء لأنك تقوم بإلغاء الموعد. بعد المشاعر يجب تفسير السبب سواء كان بسبب العمل أو بسبب حالة طارئة. التفسير لا يجب أن يدخل في التفاصيل كثيراً كما لا يجب أن يكون مبهماً. 
 
الخطوة التالية تكون بتحديد الموعد البديل الذي سبق وقمت باختياره وسؤاله إن كان يناسبه مع ترك حرية التعديل والتأجيل له في حال لم يناسبه. نهاية الحديث يجب أن تكون كالبداية، تعبير عن أسفك وعن خيبة أملك لأنك كنت تتطلع قدماً للقاء به وعن تصميمك على إيجاد موعد يناسبكما معاً كي تلتقيا مجدداً.
عندما تندم على الموعد ولا تريد اللقاء بالشخص  
 
 
المشكلة هذه شائعة، يوافق أحدهم على اللقاء بزميل أو صديق أو حتى أي فرد من العائلة ثم يندم على قراره. تشعر بالضيق لمجرد التفكير بالوقت الذي عليك أن تمضيه معه لأنك تعلم مسبقاً أن نوعية الأحاديث ستزعجك أو تثير توترك.
 
وقد يكون السبب أن الشخص الذي ستلتقي به لا يعني لك الكثير وبما أنك مشغول فلا تشعر برغبة في وضع نفسك تحت ضغوطات إضافية لتخصيص بعض الوقت له كما أنك لا تريد بأي شكل من الأشكال تحديد مواعيد لاحقة معه.
 
المقاربة هنا يجب أن تكون مباشرة وواضحة مرفقة باعتذار. خلافاً لما ذكر أعلاه البريد الإلكتروني أو المحادثة الهاتفية هنا لا يجب أن تبدأ بالاعتذار بل بالإلغاء مباشرة مع ذكر السبب. مثلاً تبلغه بأنك وبعد مراجعة جدولك أو بسبب الأمر الفلاني لن يمكنك اللقاء به اليوم كما أن الأسابيع المقبلة لا تبدو مناسبة أيضاً. هنا تعتذر عن إلغاء الموعد وتذكر شعورك بالسوء لعدم تمكنك من اللقاء به.
 
يمكنك طرح بدائل للتواصل كالهاتف أو أي شيء آخر أو يمكنك عدم القيام بذلك. نهاية الحديث يجب أن تتضمن بعض حس الدعابة حول عدم قدرتك على تنظيم مواعيدك بسبب انشغالك الشديد كي لا يبدو حديثك أو رسالتك وقحة أو قاسية.
 
عندما لا تريد حضور مناسبة
 
 
أحياناً نوافق على حضور مناسبة اجتماعية ما أو حدث ما يتعلق بالعمل. الغالبية الساحقة لا تكلف نفسها عناء إلغاء الموعد باعتبار أن أحداً لن يلاحظ عدم وجودهم. الواقع مختلف تماماً، إن كان الحدث يتعلق بعملك فهناك بالتأكيد من سيلاحظ عدم وجودك، وإن كانت المناسبة اجتماعية أو عائلية فأنت تدرك تماماً ما سيحصل إن لم تحضر ولم تعتذر.
 
إلغاء هذه النوعية من المواعيد سهل نسبياً، البداية تكون بمعرفة الشخص الذي عليك التواصل معه. وفي حال كان الحدث يرتبط بعملك فالإلغاء هو من خلال البريد الإلكتروني أما الإجتماعي والعائلي فيفضل عبر الهاتف.
 
البداية تكون بشكرهم على دعوتك ثم الاعتذار لعدم تمكنك من الحضور. هنا تختلف التقنية المعتمدة، للمناسبات المهنية والاجتماعية عليك أن تذكر أنك مهتم بحضور هكذا مناسبات لكنك للأسف لم تتمكن من الالتزام هذه المرة لكن يهمك أن يتم دعودتك مجدداً. أما في حال كانت عائلية فعليك أن تذكر السبب الذي كما سبق وذكرنا لا يغوض في التفاصيل كثيراً كما لا يكون مبهماً أيضاً.

المزيد من مواضيع تطوير الذات

لصاحب العمل .. شعور موظفيك بالملل وتأملهم في الجدران يزيد من إبداعهم

أن تكون صاحب عمل وتجد أحد الموظفين لديك يشعر بالملل ويتأمل في أحد أركان الغرفة، فهذا لا يعني تكاسله، بل إن شعوره بالممل وتأمله في بعض الأحيان قد يكون مفيدًا لك ولعمله أكثر من كونه مفيدًا له.فقد آمن...

طرق مبتكرة لتقليل ديونك في أسرع وقت

سئمت من كثرة الديون عليك؟، ولا تجد مخرجًا أو طريقة تساعدك على الخروج من هذا المأزق أو حتى التقليل من تلك المبالغ الضخمة التي تقف حائلًا كبيرًا ضد توفيرك للمال والاستثمار وتطوير مستوى معيشتك.لذلك...